Erfahrungsbericht 14 Jahre strategische Partnerschaft Leopoldina-Krankenhaus der Stadt Schweinfurt GmbH – KIMdata GmbH

Rückblickend auf diese langjährige Zusammenarbeit haben wir ein Interview mit Frau Pfrang-Schmitt, Leiterin des Controllings / Leiterin der MVZ-Leopoldina GmbH, geführt.

KIMdata GmbH: Frau Pfrang-Schmitt, was sind Ihre größten beruflichen Herausforderungen?
Frau Pfrang-Schmitt: Mein Berufsalltag ist von permanentem Zeitdruck geprägt. Ich bekomme so viele Fragen über unterschiedliche Themen auf den Tisch. Dies erfordert permanente Einarbeitung in neue Themenbereiche.

Wie lief das Controlling vor der Zusammenarbeit mit KIMdata?
Wie in vielen anderen Häusern ohne ein Datawarehouse (DWH) haben auch wir sehr zeitaufwendig mit Excel gearbeitet. Der Zugang zu den benötigten Daten war schwierig. Sowohl für den Input der Daten als auch für das Verteilen der Berichte war der persönliche Zugang auf andere Abteilungen notwendig. Meine Arbeitszeit hat bei dieser Organisationsweise nicht ausgereicht.

Was sind Ihre Ziele, die Sie zur Arbeit mit KIMdata bewogen haben?
Ich möchte mich auf die Inhalte fokussieren können und mich nicht um die sehr zeitaufwendige Datenbeschaffung kümmern müssen.

Warum haben Sie sich für KIMdata entschieden?
Ich habe mir das DWH von KIMdata bei einem anderen Kunden angesehen und war begeistert von den Möglichkeiten der Software.

• Der barrierefreie Zugang zu den Daten,
• die Tatsache, dass mir Freiräume geschaffen werden,
• ich schnellere und sichere Entscheidungen treffen kann, sowie
• die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit mit der seitens KIMdata kommuniziert wurde und wird

haben mich überzeugt, den richtigen Partner für so ein wichtiges Thema ausgewählt zu haben. Dieser Eindruck wurde in der langjährigen Zusammenarbeit bestätigt.

„Das Entscheidende ist die Schnelligkeit.“

Wie haben die Lösungen Ihre Arbeit und die Ihrer Kollegen erleichtert?
Mit Hilfe von KIMdata habe ich in diversen Analysen zahlreiche Filtermöglichkeiten, um auf verschiedenste Inhalte zugreifen zu können. Das Entscheidende ist hierbei die Schnelligkeit mit der ich entsprechende Auswertungen erstellen und das Ergebnis anhand grafischer Darstellungen analysieren kann. Mittlerweile arbeite ich mit nur noch vier, fünf Hauptkennzahlenblättern in komprimierter, verständlicher Form welche an die Kliniken versandt werden.

Was sind die größten Vorteile und Verbesserungen für Ihr Geschäft?
Seit wir mit KIMdata zusammenarbeiten habe ich einen direkten Zugang zu Daten und muss keine Umwege mehr über andere Abteilungen gehen. Somit bin ich unabhängig und nicht auf die Zuarbeit Anderer angewiesen.

Welche Erfolge gibt es?
Diese 3 Erfolge möchte ich herausstellen:

• Wir haben vor einigen Jahren ein Berichtswesen eingeführt welches monatlich automatisch an alle Entscheider versandt wird.
• Für unser Medizin-Controlling haben wir mit dem Modul DRG-Szenarien die Möglichkeit geschaffen, „Was-wäre-wenn-Analysen“ im DRG-Bereich durchzuführen.
• Wir haben eine Deckungsbeitragsrechnung eingeführt. Sie ist weitgehend automatisiert und aufgrund ihrer äußerst verständlichen Darstellung so gestaltet, dass auch Ärzte gern damit arbeiten. Unsere Analysen haben eine sehr hohe Akzeptanz bei den Chefärzten und insbesondere auch bei unserem Geschäftsführer, Herrn Schmuker. Die Zahlen werden nicht in Zweifel gezogen, sondern akzeptiert. Somit können alle Fachabteilungen bessere und schnellere Entscheidungen treffen.

Haben Sie Beispiele für Situationen, in denen die Lösungen von KIMdata besonders viel Mehrwert bringen?

• Für uns ist es wichtig, die Vollständigkeit unserer Abrechnung mit dem DWH zu kontrollieren.
• Ein weiteres Beispiel ist die PpUGV:
  Wir müssen Kennzahlen aus zwei unterschiedlichen Bereichen (Dienstplanung und Patientenmanagement) erzeugen. Mit unserem DWH können wir die Anforderung erfüllen.

Was ist jetzt möglich was davor nicht ging?
Hier fällt mir insbesondere folgendes Beispiel ein:
Wir hatten in den letzten 10 Jahren 2 Systemwechsel in der Finanzbuchhaltung. Mit dem DWH können wir weiterhin auf Daten der alten Systeme zugreifen.

Was gab es für weitere Meilensteine in der Zusammenarbeit mit KIMdata?

• Mit Hilfe des chefreporters können wir hochqualifizierte Infos sehr übersichtlich in Dashboards darstellen.
• Im Jahr 2014 erfolgte die Integration der Systeme des MVZ mit 31 angestellten Ärzten in 13 verschiedenen Fachrichtungen.
• Wir haben u.a. das Modul ‚zentrale Notaufnahme‘ zur Analyse der Wartezeiten eingeführt.
• Da wir vollstes Vertrauen in die Arbeit von KIMdata haben, sind in der Zwischenzeit viele weitere Systeme angebunden worden.

Was gefällt Ihnen an der Zusammenarbeit mit KIMdata am besten?
Bei KIMdata wird schnelles und zuverlässiges Arbeiten groß geschrieben. Ich schätze die sofortigen Reaktionen der Mitarbeiter, welche ein umfangreiches Wissen in den Bereichen Informatik, BWL und vor allem über Krankenhausabläufe mitbringen. Ich muss nicht erklären wie ein Krankenhaus funktioniert.

Frau Pfrang-Schmitt, wir bedanken uns sehr für das entgegenbrachte Vertrauen und freuen uns auf die Zusammenarbeit für viele weitere Jahre.

Das Gespräch führte Ines von Witte, KIMdata GmbH, Marketing und Vertrieb.

Quelle: Homepage Leopoldina-Krankenhaus der Stadt Schweinfurt GmbH (Stand Februar 2019)